إذا كنت تبحث عن وظيفة تمنحك المرونة وتتيح لك الاستفادة من مهاراتك الإدارية، فقد تكون مهنة المساعد الافتراضي هي الخيار المثالي لك. كمساعد افتراضي، قد تكون على دراية بالفوائد التي يقدمها هذا المجال من حيث المرونة والاستقلالية.
مع ازدياد الطلب على العمل عن بُعد، أصبحت مهنة المساعد الافتراضي خيارًا جذابًا للكثيرين، حيث تتيح لك استخدام مهاراتك التنظيمية والإدارية لتحقيق التوازن المثالي بين حياتك الشخصية وأهدافك المهنية.
في هذا المقال، سوف نتعرف علي ما هو المساعد الافتراضي وماذا يفعل؟ وأهم المهارات التي تحتاجها لتكون مساعدًا افتراضيًا ناجحًا، إلى جانب كيفية العثور وظيفة فى هذا المجال وتوقعات الرواتب فى هذه الوظيفة.
 |
| من هو المساعد الافتراضي |
ما هو المساعد الافتراضي؟
المساعد الافتراضي هو محترف مستقل يقدم خدمات إدارية للعملاء عن بُعد، دون الحاجة للتواجد في مكتب العميل. عادةً ما يعمل من منزله، مع إمكانية الوصول إلى أدوات التخطيط المطلوبة مثل التقويمات المشتركة عبر الإنترنت.
غالبًا ما يكون لدى المساعدين الافتراضيين خبرة واسعة في مجالات مثل المساعدة الإدارية أو إدارة المكاتب. هناك العديد من الفرص الجديدة المتاحة للمساعدين الافتراضيين في مجالات مثل إدارة وسائل التواصل الاجتماعي، وإدارة المحتوى، وكتابة المدونات، والتصميم الجرافيكي، والتسويق الإلكتروني.
ومع تزايد تقبّل العمل من المنزل من قبل الموظفين وأصحاب العمل، خاصة بعد جائحة كوفيد-19، من المتوقع أن يرتفع الطلب على المساعدين الافتراضيين ذوي المهارات العالية.
اقرأ ايضا: ما هو الفري لانسر؟ وكيف تصبح عامل مستقل في عام 2024
ما هي وظيفة المساعد الافتراضي؟
تتنوع مهام المساعد الافتراضي بشكل كبير، ولذلك لا يوجد وصف وظيفي ثابت لهذا الدور. يمكن أن تعمل كمساعد تنفيذي أو مساعد إداري أو شخصي، بالإضافة إلى أدوار أخرى، وذلك بناءً على احتياجات العميل الذي تقدم له الدعم.
قد يشمل الوصف الوظيفي النموذجي للمساعد الافتراضي تنفيذ مجموعة من المهام، مثل:
- الرد على المكالمات وتوجيهها
- أنشطة الفوترة والمحاسبة
- إدارة التقويم والجدول الزمني
- مراقبة البريد الإلكتروني وتنظيمه
- تنظيم الملفات والمستندات
- صيانة وتحديث الملفات الشخصية أو المهنية على وسائل التواصل الاجتماعي
- ترتيب وتنظيم السفر
- التحقق من العملاء المحتملين، والمشاريع، والشراكات
- كتابة السجلات وحفظها
نظرًا لأن معظم مهام المساعد الافتراضي تتم عبر الحاسوب، فإن التمتع بمهارات كتابة ممتازة والقدرة على استخدام برامج الكمبيوتر المختلفة بفعالية يُعدان ضروريين.
اقرأ ايضا: أفضل 21 وظيفة للعمل من المنزل عبر الإنترنت 2024
كيف تصبح مساعد افتراضي ناجح
إذا كنت تفتقر إلى الخبرة المباشرة أو تبحث عن وظائف للمبتدئين كمساعد افتراضي، يمكنك اتباع هذه الخطوات للبدء:
1. قم بتقييم مهاراتك
ابدأ بتقييم مهاراتك الحالية قبل البحث عن وظيفة كمساعد افتراضي. المهارات القابلة للنقل مثل التواصل وإدارة الوقت تعتبر ذات قيمة عالية في هذا المجال، ولكن هناك مهارات أخرى أيضًا قد تكون مفيدة، مثل التفوق في استخدام برنامج Excel، أو مهارات الكتابة القوية، أو الاهتمام بالبحث وإنشاء المحتوى.
قيّم مهاراتك التقنية كذلك. هل لديك معرفة جيدة ببرامج مثل Microsoft Office أو وسائل التواصل الاجتماعي؟ يمكن أن تزيد هذه المهارات من جاذبيتك للعملاء المحتملين. إذا كان هناك مجال محدد ترغب في العمل فيه، ابدأ بقراءة أوصاف الوظائف لتحديد البرامج أو العمليات التي تعرفها بالفعل أو يمكن أن تتعلمها بسرعة.
على سبيل المثال، إذا كنت مهتمًا بدعم قطاع المبيعات، قد تكون معرفة منصات إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Salesforce ذات فائدة كبيرة. وبالمثل، الفهم العميق لعملية شراء المنزل يمكن أن يميزك في مجال العقارات.
2. احصل على التدريب اللازم
هذا هو الوقت المناسب للحصول على التدريب أو الشهادات لتعزيز مؤهلاتك. لا توجد درجة معينة مطلوبة لتصبح مساعدًا افتراضيًا، ولكن إذا كنت حاصلاً على درجة في مجالات مثل إدارة الأعمال أو الاتصالات، يمكنك الاستفادة من ذلك.
هناك العديد من الدورات والبرامج التدريبية عبر الإنترنت التي توفر تعليمًا في برامج أو مهارات محددة، وبعضها يقدم شهادات يمكن استخدامها للترويج لمهاراتك. اكتساب المعرفة المتخصصة يمكن أن يعزز من قدرتك التنافسية في السوق ويحسن راتبك كمساعد افتراضي.
تشمل بعض الشهادات الشائعة:
- شهادة جوجل الاحترافية في التسويق الرقمي والتجارة الإلكترونية
- شهادة إدارة المشاريع من جوجل
- شهادة QuickBooks
- شهادة مسؤول Salesforce
3. إنشاء خطة عمل
إن إعداد خطة عمل هو إحدى الخطوات الأساسية للعمل كمساعد افتراضي مستقل. قد تبدو فكرة كتابة خطة عمل مبدئيًا صعبة، لكنها ستساعدك في تحديد خدماتك، والسوق المستهدفة، والأهداف المالية، واستراتيجيات التسويق.
تأكد من تضمين تفاصيل حول كيفية اكتساب العملاء، مثل التركيز على فعاليات التواصل الاجتماعي، أو التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، أو لوحات الوظائف عبر الإنترنت، أو مزيج منها. أيضًا، فكر في هيكل تسعيرك وكيفية إدارة الفواتير والمدفوعات.
وضع أسعار تنافسية هو مفتاح جذب العملاء كمساعد افتراضي مستقل. قم بدراسة معايير الصناعة، وفكر في خبرتك ومهاراتك والخدمات التي تقدمها عند تحديد أسعارك. يمكنك أيضًا تقديم حزم متنوعة لتناسب احتياجات وميزانيات العملاء المختلفة.
ستساعدك خطة العمل القوية على البقاء منظمًا ومركّزًا مع تطور مسيرتك المهنية كمساعد افتراضي. إذا كنت بحاجة إلى نموذج لخطة العمل، تقدم جمعية الأعمال الصغيرة (SBA) نماذج متعددة لمساعدتك على البدء.
اقرأ ايضا: 10 نصائح فعالة لإدارة الوقت في العمل الحر
4. إنشاء مكتب منزلي
مثل أي وظيفة عن بُعد، ستحتاج إلى مساحة مخصصة للعمل كمساعد افتراضي. لا يشترط أن تكون غرفة كاملة، لكن يجب أن تكون هذه المساحة هادئة، منظمة، وخالية من عوامل التشتيت. استثمر في مكتب وكرسي مريحين، بالإضافة إلى التقنية اللازمة مثل الحاسوب والطابعة وخدمة إنترنت عالية السرعة.
فكر في تخصيص خط هاتف منفصل أو استخدام نظام هاتف افتراضي لمكالمات العمل. توفر مساحة عمل مخصصة بيئة مناسبة للدخول في حالة ذهنية احترافية، والحفاظ على الحدود بين العمل والحياة المنزلية، وزيادة إنتاجيتك. كما أن إعداد مكتب مريح يمكن أن يساعد في تجنب المشكلات الصحية مثل إجهاد العين أو متلازمة النفق الرسغي.
5. إنشاء محفظة عمل
المحفظة هي وسيلة فعالة لعرض مهاراتك وخبراتك كمساعد افتراضي. يجب أن تتضمن عينات من مشاريع سابقة، وشهادات من العملاء، وأي شهادات أو تدريب ذات صلة. المحفظة هي إعلان مرئي قوي يتيح للعملاء المحتملين الاطلاع على قدراتك ورؤية النتائج التي حققتها للعملاء السابقين.
إذا كنت لا تزال في بداية مشوارك المهني ولم تحصل بعد على عمل من العملاء، يمكنك إنشاء نماذج أعمال توضيحية. تأكد من توضيح أن هذه النماذج ليست مشاريع فعلية، بل مجرد أمثلة توضيحية على قدراتك.
6. تطوير حضورك على الإنترنت
إلى جانب محفظة العمل ، فإن بناء حضور قوي على الإنترنت أمر بالغ الأهمية للمساعد الافتراضي. يجب أن يكون لديك موقع ويب احترافي، وحسابات نشطة على وسائل التواصل الاجتماعي، وأن يتم إدراج اسمك في أدلة الأعمال مثل LinkedIn.
سيساعدك هذا الحضور الرقمي في الاستجابة بسرعة للعملاء المحتملين من خلال تقديم روابط مباشرة لأعمالك الأكثر صلة. كما يمكنك استخدام منصاتك عبر الإنترنت للتواصل مع محترفين آخرين وبناء علاقات قد تفتح لك أبوابًا لعملاء جدد أو فرص تعاون.
7. توسيع شبكتك والترويج لنفسك
الدعاية الشفهية تعتبر من أكثر الاستراتيجيات فعالية لنمو عملك كمساعد افتراضي. ابدأ بالتواصل مع شبكتك الحالية، مثل الزملاء والخريجين والأصدقاء وأفراد العائلة، لإخبارهم بخدماتك. فقد لا تعلم من قد يكون بحاجة إلى مساعد افتراضي أو يعرف شخصًا يحتاج إلى ذلك.
بعد ذلك، اعمل على توسيع شبكتك بعلاقات جديدة. احضر فعاليات التواصل والمؤتمرات المرتبطة بالصناعات التي ترغب في العمل بها كمساعد افتراضي، مما يتيح لك فرصة التواصل مع العملاء المحتملين وفهم احتياجاتهم بشكل أفضل. يمكنك تخصيص خدماتك بناءً على هذه المعرفة لتحقيق التميز.
اقرأ ايضا: 10 طرق مجربة وفعالة لتسويق عملك الحر
8. البحث عن الوظائف والعملاء
هناك عدة طرق للعثور على وظائف وعملاء كمساعد افتراضي، لكن بعضها أكثر فاعلية من غيرها. لتجنب الاحتيال الوظيفي، استخدم مواقع البحث الموثوقة مثل FlexJobs وWuzzuf وIndeed ابحث في قوائم الوظائف للشركات التي توظف مساعدين افتراضيين للعمل عن بُعد.
يمكنك أيضًا إعداد قائمة بالشركات التي تود الشراكة معها، والتواصل مباشرة مع المحترفين أو الفرق التي قد تستفيد من خدماتك. كن استباقيًا في التواصل مع العملاء المحتملين، وحافظ دائمًا على المهنية في التعامل. قد تقودك رسالة بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية بسيطة إلى شراكة طويلة الأمد.
9. التدريب على إجراء المقابلات
كما هو الحال في معظم الوظائف، تتطلب وظائف المساعد الافتراضي عادةً عملية مقابلة. كن مستعدًا لهذه الخطوة من خلال تحسين خطاب التقديم الخاص بك وتدريب مهاراتك في المقابلات مسبقًا. سيساعدك هذا التدريب على الشعور بثقة أكبر وراحة أثناء المقابلات.
ابحث عن أسئلة المقابلة الشائعة للمساعدين الافتراضيين وتمرن على الإجابة عليها مع الأصدقاء أو أفراد الأسرة. اطلب منهم تقديم ملاحظات لتحسين طريقة تقديمك وتواصلك.
إذا كنت تستهدف وظيفة عن بُعد، تأكد من التعرف على مصطلحات العمل عن بُعد الشائعة، واستعد للأسئلة المتعلقة بذلك، وكن متمرسًا في استخدام أدوات مثل Zoom وSlack وخدمات المراسلة الأخرى.
10. التعلم والنمو
كمساعد افتراضي، يعتبر التعلم عملية مستمرة. تكنولوجيا المعلومات واتجاهات الصناعة تتطور باستمرار، لذا من المهم أن تحافظ على تحديث مهاراتك.
ابقَ على اطلاع بأحدث اتجاهات الصناعة من خلال حضور الندوات عبر الإنترنت أو المؤتمرات، وتواصل مع مساعدين افتراضيين آخرين لتبادل النصائح والموارد. لا تتردد في تجربة مهام أو برامج جديدة، وواجه التحديات بابتكار واستمرار في تحسين مهاراتك كمساعد افتراضي محترف.
قم بتتبع إنجازاتك وقم بتحديث سيرتك الذاتية أو ملفك الشخصي بشكل منتظم. يعد ملفك الشخصي أداة مهمة عند البحث عن عملاء أو فرص جديدة. التعلم والنمو المستمران سيساهمان في تعزيز حياتك المهنية وجعلك عنصرًا قيمًا لأي فريق أو عميل.
اقرأ ايضا: ما هو العمل الحر؟ الأساسيات والأمثلة والوظائف الشائعة في عام 2024
مزايا العمل كـ مساعد افتراضي
- مرونة العمل: يمكنك العمل من أي مكان وفي أوقات تناسبك، مما يسمح بتوازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية.
- تنوع المهام: العمل مع عملاء من مختلف الصناعات يتيح لك تطوير مهارات جديدة وتجربة تحديات متنوعة.
- الاستقلالية: يمكنك اختيار العملاء والمشاريع التي ترغب في العمل عليها.
- دخل مستدام: يمكنك توليد دخل مستمر ومستقر من خلال تقديم خدماتك عن بُعد.
- توفير التكاليف: عدم الحاجة للتنقل أو الوجود في مكتب يوفر تكاليف إضافية مثل التنقل والملابس الاحترافية.
- تطوير المهارات: العمل عن بُعد يعزز مهارات إدارة الوقت والتنظيم الذاتي.
- فرص النمو: إمكانية توسيع نطاق عملك أو التخصص في مجالات محددة لزيادة الأجور.
كم هو راتب المساعد الافتراضي؟
يمكن أن تختلف رواتب المساعدين الافتراضيين بشكل كبير حسب نوع الخدمات التي يقدمونها. وفقًا لموقع Salary.com، يبلغ متوسط الراتب السنوي للمساعد الإداري العام حوالي 45,830 دولارًا وبالساعة حوالي 26 دولار.
في المقابل، يرتفع متوسط راتب المساعد الإداري القانوني إلى 72,801 دولارًا سنويًا. بشكل عام، كلما كانت مهاراتك أكثر تخصصًا، زادت قدرتك على الحصول على أجر أعلى.
اقرأ ايضا: أهم التحديات المالية للمستقلين وكيفية التغلب عليها
ما هي المهارات والمؤهلات والشهادات المطلوبة للمساعد الافتراضي؟
لتحقيق النجاح كمساعد افتراضي، يعتبر اكتساب مجموعة متنوعة من المهارات أمرًا حيويًا لزيادة جاذبيتك للعملاء المحتملين. تطوير هذه المهارات القابلة للنقل يضمن أن تكون مؤهلاً للتعاون والنمو في مختلف الصناعات.
إليك أبرز المجالات التي يُستحسن تنمية خبرتك فيها:
- تخطيط السفر: إدارة ترتيبات السفر والحجوزات والإقامة للعملاء بكفاءة. يتضمن ذلك المعرفة باللوائح الخاصة بالسفر، القدرة على العثور على أفضل العروض، والقدرة على تعديل الخطط بسرعة في حالات الطوارئ.
- التصميم الجرافيكي الأساسي لوسائل التواصل الاجتماعي: القدرة على إنتاج محتوى مرئي جذاب عبر منصات التواصل الاجتماعي تُعَد ميزة هامة. يمكن أن تساعدك مهارات استخدام أدوات مثل Canva أو Adobe Spark في إنشاء منشورات تجذب التفاعل عبر الإنترنت.
- إدارة المشاريع: المهارات التنظيمية أساسية للمساعدين الافتراضيين. تساعدك معرفة أدوات مثل Trello وAsana في تتبع المهام والمواعيد النهائية، مما يساهم في إتمام المشاريع بكفاءة عالية.
- المحاسبة الأساسية: إدارة الفواتير والنفقات وتسجيل السجلات المالية من المهارات المطلوبة. إتقان استخدام برامج مثل QuickBooks للمحاسبة في الشركات الصغيرة يمكن أن يضيف قيمة كبيرة إلى خدماتك.
- إدارة الوقت: تعتبر إدارة الوقت الفعالة أساسًا لنجاح العمل عن بُعد. في دور المساعد الافتراضي، يتعين عليك تطوير استراتيجيات لتحديد الأولويات وتجنب المشتتات، مع الحفاظ على توازن صحي بين العمل والحياة.
تنمية هذه المهارات والحصول على الشهادات المناسبة سيجعلك أكثر تنوعًا وقيمة كمساعد افتراضي.
اقرأ ايضا: أفضل مجالات العمل الحر الأعلى أجراً وطلباً في 2024
كيفية العثور على وظائف كمساعد افتراضي
بعد وضع خطة عملك، واكتساب التدريب المناسب، وإنشاء محفظة أعمال قوية، حان الوقت للبحث عن فرص للعمل كمساعد افتراضي. إليك بعض الخطوات التي يمكنك اتباعها:
1. استفد من تواجدك على الإنترنت
قم بتسويق مهاراتك وخدماتك عبر منصات التواصل الاجتماعي مثل LinkedIn وTwitter وFacebook. أنشئ موقعًا إلكترونيًا أو محفظة رقمية تعرض خبراتك ومهاراتك والخدمات التي تقدمها. تأكد من فصل حساباتك الشخصية عن حساباتك المهنية لبناء صورة احترافية وجذابة.
2. التواصل مع الشبكات
تواصل مع مساعدين افتراضيين آخرين وعملاء محتملين من خلال المنتديات أو مجموعات وسائل التواصل الاجتماعي أو المجتمعات عبر الإنترنت. هذا يمكن أن يساعدك في اكتشاف فرص عمل غير معلن عنها. كما يمكنك حضور فعاليات التواصل الافتراضية والانضمام إلى جمعيات مهنية للمساعدين الافتراضيين لتوسيع شبكتك المهنية.
3. البحث في لوحات الوظائف ومواقع الويب المهنية
ابحث في لوحات الوظائف التي تركز على العمل المرن والبعيد كمواقع العمل الحر مثل upwork و Freelancer وPeoplePerHour. تأكد من استخدام مواقع موثوقة تحمي المستخدمين من عمليات الاحتيال. يمكنك أيضًا إعداد تنبيهات للوظائف المناسبة لمساعدتك في تبسيط عملية البحث. استخدم كلمات مفتاحية مثل "مرن"، "مستقل"، "بعيد"، و"افتراضي" للحصول على نتائج دقيقة.
4. التواصل المباشر مع العملاء
إذا لم تكن تجد فرصًا كافية عبر لوحات الوظائف، جرب التواصل المباشر مع الشركات الصغيرة ورواد الأعمال الذين قد يحتاجون إلى مساعدتك لكن لا يعلنون عن وظائف بدوام كامل. لا تقتصر على الشركات الكبرى، فحتى إذا لم تكن تعلن عن وظائف، يمكن أن يكون الاتصال بمسؤولي التوظيف وسيلة لبناء علاقة مهنية معهم وتقديم خدماتك.
اقرأ ايضا: 15 نصيحة للتواصل مع المستقلين و بناء شبكة علاقات قوية
5. طلب الإحالات
إذا كنت تقدم عملًا ممتازًا لعملائك الحاليين، فلا تتردد في طلب الإحالات منهم. شجعهم أيضًا على مشاركة تقييماتهم الإيجابية على وسائل التواصل الاجتماعي أو منصات المراجعات. يمكنك تقديم مكافآت أو خصومات تشجيعية لأولئك الذين يحيلون عملاء جدد إلى خدماتك.
6. حضور فعاليات الصناعة ومعارض الوظائف
تعتبر فعاليات الصناعة ومعارض العمل الافتراضية فرصة رائعة للتعرف على عملاء جدد وتكوين علاقات مهنية. حتى إذا لم تكن هناك وظائف متاحة في الوقت الحالي، يمكنك استخدام هذه المناسبات للترويج لنفسك وبناء علاقات جديدة، فقد يحتاج هؤلاء العملاء إلى خدماتك في المستقبل.
تذكر ان الاستمرار في البحث عن فرص جديدة وتوسيع نطاق عملك هو مفتاح النجاح كمساعد افتراضي.
شركات توفّر وظائف مساعد افتراضي
وفقًا لبيانات موقع FlexJobs، هناك عدد من الشركات التي توظف باستمرار مساعدين افتراضيين، ومنها:
بالإضافة إلى هذه الشركات، هناك العديد من المؤسسات الأخرى التي توظف مساعدين افتراضيين بانتظام. عند البحث عن فرص عمل كمساعد افتراضي، حاول البحث عن مسميات وظيفية مثل "مساعد إداري افتراضي"، "منسق إداري"، "سكرتير افتراضي"، "مساعد شخصي"، و"مساعد تنفيذي" لتوسيع خياراتك.
اقرأ ايضا: أفضل 14 موقع من مواقع العمل الحر العربية 2024
كيفية توظيف مساعد افتراضي؟
مع تزايد عدد المتعاقدين المستقلين الذين يعملون من المنزل، أصبحت هناك العديد من المنصات عبر الإنترنت التي تربط بين أصحاب العمل والمستقلين. تحتوي هذه المواقع على قواعد بيانات ضخمة تضم أفرادًا من جميع أنحاء العالم، يتمتعون بمجموعة واسعة من المهارات والخبرات.
يمكن للعملاء عبر هذه المنصات نشر تفاصيل المهام التي يحتاجون إلى مساعد افتراضي لتنفيذها، بالإضافة إلى الميزانية المخصصة للمشروع. بعد ذلك، يقدم المستقلون عروضهم للعمل ويعرضون عينات من أعمالهم لتقييمها. في بعض الأحيان، يمكن للعميل تنظيم مؤتمر عبر الفيديو لمقابلة المرشحين بشكل مباشر وتقييم مؤهلاتهم بشكل أعمق.
اقرأ ايضا: مجموعة أدوات العمل الحر: 37 أداة مفيدة للمستقلين تساعد في تحسين الإنتاجية
ما مدى صعوبة العمل كمساعد افتراضي؟
يواجه المساعد الافتراضي تحديات مشابهة لتلك التي يواجهها المساعد الشخصي، مثل التعامل مع مجموعة متنوعة من البرامج، وإدارة الأولويات، والرد على طلبات صاحب العمل.
الفارق الرئيسي هو أن المساعد الافتراضي يؤدي كل ذلك عن بُعد، دون تفاعل مباشر مع صاحب العمل. بينما قد يفضل البعض هذه البيئة الأقل إجهادًا، إلا أنها تتطلب أيضًا القدرة على حل المشاكل التقنية بدون دعم فني فوري.
